歓送迎会の幹事が準備することは?お店の選び方や会費の相場の基準

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歓送迎会の幹事になってしまった方、
これからしばらくはせわしない日々が続きそうですね。

本当にお疲れ様です。


入社してまだ2年、初めて幹事を務める時には、
何をしたらいいのか迷ってしまいますね。


そこで今回は、幹事が当日までに準備することや
お店選びのポイントをまとめました。

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歓送迎会の幹事が準備することは?

歓送迎会の幹事になったら、いろいろやることはありますので、
時間に余裕を持って準備しておきましょう


幹事が準備することと言えば、

・お店選び

 →歓送迎会をするお店を選びます。3か月前くらいから選び始めます。
  数件選んで、仮予約をしておきましょう。


・歓送迎会のお知らせ
 
 →開催日の1か月前辺りに行います。
  早く行うことで、参加人数が早めにわかり、お店が絞りやすいです。


・参加人数把握

 →上司も含め、どのくらいの人が参加するのか把握しておき、
  会費やお店を決めます。


・プレゼント選び

 →主役に渡すものを選びます。予算の範囲内で。


・職位の高い人へに乾杯の音頭と最後の言葉のお願い

 →あらかじめお願いしておくのがマナーです。



ちなみに、当日と後日は、
集金、司会進行、収支報告
などがあります。


1人で全部完璧にしようと思わず、
幹事経験や歓送迎会経験がある人に聞いたり、
手伝ったりしてもらいながら、進めていくことをおすすめします。

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歓送迎会のお店の選び方のポイント

春、歓送迎会をできるようなお店は、
忘年会や新年会ほどの混雑具合なので、
出来れば3か月以上前から選び始めましょう。


だけど、会社の歓送迎会ともなると、
どのような基準で選んでいいか悩みますよね。



そういう時の選ぶポイントをご紹介します。

1.まず出席する大まかな人数を把握し、
  それに合うような規模のお店が大前提。



2.出来るだけ個室。出席者全員が一つの部屋におさまり、ゆっくり座れる所。

3.駅やバス停が近くにあり、帰りの交通の便が良い所。職場の近くだと尚良い。

4.特定の食材を扱う専門料理店ではなく、
  料理や飲み物などメニューに種類が多い所。


5.突出して高くない料金で、食べ放題・飲み放題、
  またはコース・飲み放題がある所

6.キャンセル、人数の変更に直近まで対応できる所。



もし、可能であれば、前回や過去に幹事をしたことがある人に
どういうお店がいいかを聞くのが一番おすすめです。

同じお店でもいいですしね。


でも、それが難しい時は、
職場の人や知人にいいお店を聞いたり、
何件か電話して聞いてみてください。


ネットだと「歓送迎会 ○○(地域名や駅名)」と検索すると
いくつか候補が出てきますよ。


また、実際に行って飲食すると雰囲気や味が分かり、
失敗がありません。

しかしその場合の飲食代は、
会費から出すか出さないかは、あらかじめ上司や確認した方がいいですよ。



人の好みは千差万別で、全員が満足するというのは難しいので、
基準をある程度満たすところで決めてしまいましょう。

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歓送迎会の会費の相場の基準

歓送迎会で主に必要なお金は、

・飲食代
・プレゼント代

です。


飲食代は当日参加する人で、
主役を除いた人で支払います。


プレゼント代は、
当日参加する人と、欠席する人で割り勘をします。



これらを合わせて、
当日参加する人の会費の相場は、
5,000円以内におさめるのが一般的です。


ただし、
主役が多かったり、欠席する人がプレゼント代を払わないとなると、
これよりも増額します。

また、
重役や欠席する人からの寸志があれば、
これよりも減額します。


しかし、寸志などは当日まで分からないことでもあるので、
(催促するわけにもいかないし)

初めは飲食代+プレゼント代を人数で割った金額より
少し多めに集めておきましょう。


そして、それを飲食代とプレゼント代に分け、
飲食代で余れば2次会へ回していいかの確認も行います。

(プレゼント代は余らないなものを買いましょう)



それらをはっきりするために、
かかったお金や集めたお金などの収支は、
しっかり記録に残しておき、明確に使途が分かるようにしておきます。



そして、終わった後に全員にその収支を報告するという形が
信頼感もあり丸く収まります。


お金のことで問題が発生すると、
後々ややこしいことが起こる可能性があるので、
ここはきちんと目に見える形で、全員に報告するのをおすすめします。

まとめ

早め早めで準備しておくことが、成功のカギです。

幹事が大仕事なのは会社の人も分かっていらっしゃると思います。
人に聞き、助けてもらいながら進めていきましょう。

初めての幹事で大変だとは思いますが、頑張って下さい!

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