歓送迎会の幹事になってしまった方、
これからしばらくはせわしない日々が続きそうですね。
本当にお疲れ様です。
入社してまだ２年、初めて幹事を務める時には、
何をしたらいいのか迷ってしまいますね。
そこで今回は、幹事が当日までに準備することや
お店選びのポイントをまとめました。
歓送迎会の幹事が準備することは？
歓送迎会の幹事になったら、いろいろやることはありますので、
時間に余裕を持って準備しておきましょう。
幹事が準備することと言えば、
→歓送迎会をするお店を選びます。３か月前くらいから選び始めます。
数件選んで、仮予約をしておきましょう。
・歓送迎会のお知らせ
→開催日の１か月前辺りに行います。
早く行うことで、参加人数が早めにわかり、お店が絞りやすいです。
・参加人数把握
→上司も含め、どのくらいの人が参加するのか把握しておき、
会費やお店を決めます。
・プレゼント選び
→主役に渡すものを選びます。予算の範囲内で。
・職位の高い人へに乾杯の音頭と最後の言葉のお願い
→あらかじめお願いしておくのがマナーです。
ちなみに、当日と後日は、
集金、司会進行、収支報告
などがあります。
１人で全部完璧にしようと思わず、
幹事経験や歓送迎会経験がある人に聞いたり、
手伝ったりしてもらいながら、進めていくことをおすすめします。
歓送迎会のお店の選び方のポイント
春、歓送迎会をできるようなお店は、
忘年会や新年会ほどの混雑具合なので、
出来れば３か月以上前から選び始めましょう。
だけど、会社の歓送迎会ともなると、
どのような基準で選んでいいか悩みますよね。
そういう時の選ぶポイントをご紹介します。
それに合うような規模のお店が大前提。
２．出来るだけ個室。出席者全員が一つの部屋におさまり、ゆっくり座れる所。
３．駅やバス停が近くにあり、帰りの交通の便が良い所。職場の近くだと尚良い。
４．特定の食材を扱う専門料理店ではなく、
料理や飲み物などメニューに種類が多い所。
５．突出して高くない料金で、食べ放題・飲み放題、
またはコース・飲み放題がある所
６．キャンセル、人数の変更に直近まで対応できる所。
もし、可能であれば、前回や過去に幹事をしたことがある人に
どういうお店がいいかを聞くのが一番おすすめです。
同じお店でもいいですしね。
でも、それが難しい時は、
職場の人や知人にいいお店を聞いたり、
何件か電話して聞いてみてください。
ネットだと「歓送迎会 ○○（地域名や駅名）」と検索すると
いくつか候補が出てきますよ。
また、実際に行って飲食すると雰囲気や味が分かり、
失敗がありません。
しかしその場合の飲食代は、
会費から出すか出さないかは、あらかじめ上司や確認した方がいいですよ。
人の好みは千差万別で、全員が満足するというのは難しいので、
基準をある程度満たすところで決めてしまいましょう。
歓送迎会の会費の相場の基準
歓送迎会で主に必要なお金は、
・飲食代
・プレゼント代
です。
飲食代は当日参加する人で、
主役を除いた人で支払います。
プレゼント代は、
当日参加する人と、欠席する人で割り勘をします。
これらを合わせて、
当日参加する人の会費の相場は、
5,000円以内におさめるのが一般的です。
ただし、
主役が多かったり、欠席する人がプレゼント代を払わないとなると、
これよりも増額します。
また、
重役や欠席する人からの寸志があれば、
これよりも減額します。
しかし、寸志などは当日まで分からないことでもあるので、
（催促するわけにもいかないし）
初めは飲食代＋プレゼント代を人数で割った金額より
少し多めに集めておきましょう。
そして、それを飲食代とプレゼント代に分け、
飲食代で余れば２次会へ回していいかの確認も行います。
（プレゼント代は余らないなものを買いましょう）
それらをはっきりするために、
かかったお金や集めたお金などの収支は、
しっかり記録に残しておき、明確に使途が分かるようにしておきます。
そして、終わった後に全員にその収支を報告するという形が
信頼感もあり丸く収まります。
お金のことで問題が発生すると、
後々ややこしいことが起こる可能性があるので、
ここはきちんと目に見える形で、全員に報告するのをおすすめします。
まとめ
早め早めで準備しておくことが、成功のカギです。
幹事が大仕事なのは会社の人も分かっていらっしゃると思います。
人に聞き、助けてもらいながら進めていきましょう。
初めての幹事で大変だとは思いますが、頑張って下さい！
